Waarom het juridisch loont om vooruit te factureren (en hoe je het correct aanpakt)
Als juridisch partner van ondernemers zie ik het elke dag: bedrijven die schitterend werk leveren, maar financieel in de knel raken… omdat klanten laattijdig betalen, of erger: helemaal niet.
Een van de krachtigste preventiemaatregelen tegen wanbetaling? Werken met voorschotfacturen. Niet alleen juridisch perfect toegelaten, maar ook fiscaal en financieel een goeie keuze.
In deze blog leg ik je uit hoe en waarom je als ondernemer best voorschotten vraagt, op een juridisch correcte én klantvriendelijke manier.
Maar eerst: wat is een voorschotfactuur?
Een voorschotfactuur is een bindende betalingsuitnodiging dat voorafgaand aan de levering van een goed of dienst aan de klant wordt overgemaakt. Het is géén vrijblijvende vraag of voorschotnota: een voorschotfactuur is een volwaardige factuur, met alle wettelijke elementen én de verplichting tot betaling.
Voor jou als ondernemer betekent dat: meer zekerheid, minder risico, en een sterkere positie mocht het toch mislopen.
Waarom voorschotten vragen loont – ook juridisch
- Beter voor je cashflow
Je hoeft niet te wachten tot alle diensten zijn uitgevoerd of goederen zijn geleverd om al een deel van je kosten te recupereren. Op die manier kan jij alvast je leveranciers, personeel of onderaannemers betalen. Het zorgt voor meer financiële stabiliteit en vermindert de nood aan externe financiering.
- Minder kans op wanbetaling
Klanten die op voorhand betalen, haken minder snel af. En als een klant toch in gebreke blijft, sta jij als ondernemer juridisch sterker bij een invordering: je hebt al een aanvaarde overeenkomst én betalingsplicht zwart op wit. Zo bouw je een transparant en overzichtelijk betaalschema op.
- Duidelijke afspraken, minder discussie
Een voorschotfactuur is vaak gekoppeld aan een duidelijke offerte of contract of algemene voorwaarden. Zo worden verwachtingen aan beide kanten helder afgebakend. Dat voorkomt misverstanden over timing, prijzen of wat wel/niet inbegrepen is.
- Gespreide betaling
Via een voorschotfactur geef je jouw klant ook meer ademruimte om de volledige kostprijs gespreid te betalen. Na de voorschotfactuur kan je ook nog een tussentijdse factuur sturen op basis van de voortgang van de werken of meteen een slotfactuur. - Juridische meerwaarde
Het kan dienen als bewijs dat er een overeenkomst was, onder welke voorwaarden die werd gesloten én dat de klant akkoord ging met een (deel)betaling vooraf.
Wat zegt de Belgische wetgeving over voorschotten?
Voorschotten zijn rechtsgeldig, zolang de afspraken vooraf duidelijk zijn en door beide partijen aanvaard.
Het percentage dat je als voorschot wil aanrekenen is echter niet wettelijk geregeld.
Let wel:
- Zet het voorschotbedrag en de betalingsmomenten expliciet in je offerte of algemene voorwaarden.
- Zorg dat de klant deze voorwaarden aanvaardt vóór je start.
- Werk je met consumenten? Dan gelden er strengere regels, vooral bij verkoop op afstand of buiten de onderneming (bv. deur-aan-deurverkoop). Daar zijn voorschotten beperkt of zelfs verboden bij bepaalde situaties.
Voor ondernemingen die hoofdzakelijk B2B werken, is het dus een juridisch perfect verdedigbare werkwijze als je het op de juiste manier aanpakt.
In de bouwsector heb je vaak hogere voorschotfacturen aangezien deze voorschotten dienen om reeds bepaalde materialen te financiëren. Afhankelijk van jouw sector en de overeenkomst, pas je het voorschot aan.
Opgelet: er kan altijd bijzondere wetgeving van toepassing zijn op jouw situatie (zoals bijvoorbeeld de Wet Breyne bij woningbouw die voorziet in een wettelijke voorschotregeling).
Hoe stel je een voorschotfactuur correct op?
De voorschotfactuur moet aan dezelfde wettelijke vereisten voldoen als een gewone factuur:
- Vermeld dat het gaat om een voorschot op basis een overeengekomen overeenkomst (dit is na aanvaarding van een offerte). Voeg daarom ook een duidelijke referentie toe naar de offerte of overeenkomst
- Vermeld de datum, btw-stelsel, een correcte omschrijving en betaaltermijn
- Vergeet de btw-verplichtingen niet: de btw is verschuldigd bij ontvangst van het voorschot, niet pas bij de eindfactuur.
Tip: via een clausule in je algemene voorwaarden kan je stipuleren dat de werken pas starten na ontvangst van het voorschot.
Maar wat bij wanbetaling van het voorschot?
Een voorschotfactuur die niet betaald wordt, kan net als een gewone factuur juridisch worden ingevorderd. Als juridisch partner sta ik vaak ondernemers bij die in deze situatie belanden. Door vooraf de juiste afspraken te maken (duidelijke offerte, voorwaarden, betaling vóór aanvang), sta je veel sterker wanneer je alsnog gerechtelijke stappen moet overwegen.
Opgelet: ook al is jouw voorschotfactuur niet betaald, jij zal toch al de btw op deze factuur moeten betalen.
Zo werk je correct met voorschotfacturen – 5 praktische stappen
1. Bepaal het juiste percentage
30% bij aanvang is vaak een goed uitgangspunt.
Grotere projecten? Werk met fases en tussentijdse facturen op basis van de voortgang van de werken.
2. Vermeld het voorschot in je offerte of algemene voorwaarden
Vermeld duidelijk het bedrag, het tijdstip van betaling en het gevolg bij laattijdige betaling.
3. Vraag een expliciet akkoord van je klant
Een ondertekende offerte of akkoord per e-mail volstaat.
4. Stel een juridisch correcte voorschotfactuur op
Met alle verplichte vermeldingen en verwijzing naar het overeengekomen werk.
5. Verwerk het voorschot correct in je eindfactuur én btw-aangifte
Zo voorkom je fiscale fouten of dubbele facturatie.
SOS voorschotfactuur
Wil jij als ondernemer ook minder risico lopen op wanbetaling?
Legal Eyes kan jouw onderneming begeleiden bij het opstellen van algemene voorwaarden of offertes die juridisch goed zijn onderbouwd. Of worstel je met klanten die hun voorschot niet betalen? Ik help je graag als juridisch partner.
Neem vrijblijvend contact op.